W dniu 24 maja 2022 r. Rada Ministrów przyjęła projekt Ustawy o zmianie ustawy - Kodeks Pracy oraz niektórych innych ustaw ("Ustawa"). Głównym założeniem Ustawy jest uregulowanie zasad dotyczących pracy zdalnej.
Pierwsze czytanie Ustawy odbyło się na posiedzeniach Sejmu w dniach 23 czerwca 2022 r. oraz 7 lipca 2022 r. Projekt Ustawy został następnie skierowany do Podkomisji Stałej do Spraw Nowelizacji Kodeksu pracy oraz Kodeksu postępowania administracyjnego. Zgodnie z udostępnionymi informacjami prace nad Ustawą zostaną wznowione po okresie wakacyjnym. Co więcej, Minister Rodziny i Polityki Społecznej Marlena Maląg zapowiedziała, że Ustawa wejdzie w życie już jesienią. Oznacza to, że nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej są coraz bliżej.
Ustawa niewątpliwie nakłada na pracodawców nowe obowiązki. Oprócz konieczności zapewnienia, tak jak w przypadku telepracy, niezbędnych materiałów i narzędzi (a także pokrycia kosztów ich instalacji lub konserwacji), pracodawca będzie również zobowiązany m.in. do pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz wszelkich usług telekomunikacyjnych, które są niezbędne do wykonywania pracy zdalnej.
Jeżeli pracownik będzie korzystał z własnych, prywatnych urządzeń, pracodawca będzie musiał wypłacić pracownikowi w zamian ekwiwalent pieniężny. Obowiązek ten będzie można jednak zastąpić obowiązkiem wypłaty ryczałtu, którego wysokość będzie odpowiadała przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.
Pracodawca będzie ponadto zobowiązany określić zasady wykonywania pracy zdalnej oraz ustalania ww. ryczałtu i zwrotu wszelkich innych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej w porozumieniu zawartym z zakładową organizacją związkową (jeżeli u pracodawcy działają zakładowe organizacje związkowe). Jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe lub nie dojdzie do zawarcia takiego porozumienia, ustalenia te powinny być określone w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Jeżeli pracodawca nie wydał regulaminu określającego zasady pracy zdalnej, pracodawca musi określić te zasady w poleceniu pracy zdalnej wydanym pracownikowi lub w porozumieniu zawartym z takim pracownikiem. Ze względów praktycznych zalecamy jednak wdrożenie przez pracodawcę regulaminu mającego uniwersalne zastosowanie względem wszystkich pracowników wykonujących pracę zdalnie.
Ustawa ma wejść w życie zaledwie po upływie 14 dni od dnia jej ogłoszenia. Oznacza to, że pracodawcy będę mieli bardzo mało czasu na wdrożenie wszelkich wynikających z niej zmian. Według poprzedniej wersji projektu nowe przepisy miały wejść w życie po upływie trzech miesięcy od dnia odwołania stanu epidemii.
Z uwagi na fakt, że jest mało prawdopodobne, aby w trakcie dalszych pracy legislacyjnych przygotowywana Ustawa zmieniła się w sposób istotny w zakresie podstawowych założeń i obowiązków pracodawców, zalecamy już teraz rozpocząć prace nad wdrożeniem nowych przepisów. W szczególności naszą rekomendacją jest ustalenie zasad wyboru przedstawicieli pracowników (jeśli pracodawca nie przyjął wcześniej procedury ich wyboru), z którymi następnie pracodawca ustali treść regulaminu wykonywania pracy zdalnej.
Mając na względzie powyższe, jesteśmy do Państwa dyspozycji w przypadku chęci rozpoczęcia przygotowań do wdrożenia nowych regulacji związanych z pracą zdalną.
W razie jakichkolwiek pytań prosimy o kontakt.
Authored by Agnieszka Szczodra-Hajduk and Paulina Przewoźnik-Lewiński.
