Najważniejsze zmiany
Trzecia odsłona projektu różni się od pierwszych założeń ustawowych z dnia 14 października 2021 r, o których informowaliśmy Państwa w grudniu ubiegłego roku. Ustawodawca zakresem nowych przepisów objął już nie tylko pracodawców, ale co do zasady wszystkie podmioty prawne na rzecz których wykonywana jest praca. Doszło także do rozszerzenia grupy osób, które mogą dokonywać zgłoszeń , o pracowników tymczasowych, praktykantów czy żołnierzy zawodowych. Zmianie uległ katalog zakazanych działań odwetowych, do którego włączono przymus, zastraszanie, mobbing, spowodowanie straty finansowej czy wyrządzenie szkody niematerialnej. Rozwinięty został katalog przestępstw związanych z procedurą zgłaszania naruszeń, a istniejące już w projekcie kary zostały zaostrzone.
Sygnaliści
Celem nowej Ustawy jest ochrona osób fizycznych (tzw. sygnalistów), które zgłaszają lub ujawniają publiczne, prawdziwe informacje o naruszeniach praw i które uzyskały je w kontekście związanym z pracą. Dotyczy to nie tylko pracowników ( byłych i obecnych), ale także pracowników tymczasowych, osób świadczących pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorców, akcjonariuszy oraz wspólników, członków organów osoby prawnej, osób świadczących pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawczym, podwykonawców, dostawców, ale także wolontariuszy, praktykantów i stażystów. Sygnalistą nie może być osoba wykonująca zawody medyczne lub prawnicze, jeżeli jego zgłoszenie naruszałoby tajemnicę lekarską lub prawniczą.
Wymogiem ustawy jest, by sygnalista dokonując zgłoszenia działał w dobrej wierze, czyli w sytuacji, w której ma on uzasadnione podstawy sądzić, że informacja o naruszeniu prawa, będąca przedmiotem zgłoszenia lub upubliczniania, jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia i stanowi ona informację o naruszeniu prawa. Spod przepisów ustawowych zostały wyłączone zgłoszenia dokonywane w sposób anonimowy, które mogą pozostać bez rozpoznania przez podmioty prawne i organy publiczne. Ujawnienie tożsamości sygnalisty, dokonującego zgłoszenia anonimowego, przyznaje mu ochronę na równi z sygnalistami.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych i zewnętrznych
Jednym z najważniejszych elementów projektu ustawy jest obowiązek wprowadzenie przez podmioty prawne, po wcześniejszych konsultacjach z zakładową organizacją związkową albo z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu prawnego, procedury zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych. Podmiot prawny zobowiązany jest do prowadzenia rejestru zgłoszeń wewnętrznych oraz jest administratorem danych osobowych zgromadzonych z nim.
Obowiązek wprowadzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych dotyczy podmiotów prywatnych, na rzecz których praca wykonywana jest przez co najmniej 50 osób. Wyjątek stanowią podmioty prywatne, które wykonują działalność w zakresie: usług, produktów i rynków finansowych, zapobiegania prania pieniędzy i finansowania terroryzmu oraz bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. Powyższe podmioty zobowiązane są do wprowadzenia procedur zgłaszania naruszeń prawa bez względu na liczbę zatrudnianych osób. Ustawa wejdzie w życie po upływie 2 miesięcy od jej ogłoszenia, natomiast realizacja obowiązku ustalenia procedury wewnętrznej przez podmioty prywatne zatrudniające co najmniej 50 i mniej niż 250 pracowników ma nastąpić do dnia 17 grudnia 2023 r.
Procedura wewnętrzna powinna określać: wewnętrzną jednostkę organizacyjną lub osobę która będzie upoważniona do przyjmowania zgłoszeń; sposób przekazywania zgłoszeń wraz z danymi korespondencyjnymi sygnalisty; bezstronną, wewnętrzną jednostkę upoważnioną do podejmowania działań następczych; obowiązek potwierdzenia zgłaszającemu przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania; obowiązek podjęcia działań następczych przez jednostkę organizacyjną; maksymalny termin na przekazanie zgłaszającemu informacji zwrotnej, nieprzekraczający 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia; określenie systemu zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych; zrozumiałe i łatwo dostępne informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich albo organów publicznych oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
Zgłoszenia zewnętrzne mogą być dokonywane w formie papierowej lub elektronicznej, bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego i powinny być kierowane do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego. Organy te po otrzymaniu zgłoszenia mają obowiązek weryfikacji zgłoszenia, a w przypadku pozytywnego rozpatrzenia, podejmują działania następcze i przekazują zgłaszającemu informację zwrotną.
Ochrona sygnalistów oraz sankcje karne
Przepisy regulują sposoby ochrony sygnalistów oraz zawierają przykładowy katalog zachować, które nie mogą być wobec niego podejmowane. Należą do nich wszelkie działania odwetowe, a także próby oraz groźby ich użycia, a także niekorzystne traktowanie sygnalisty z powodu dokonania zgłoszenia. Do takich działań należą m.in. obniżenie wynagrodzenia, pominięcie w awansowaniu, przymus, zastraszanie, mobbing, przeniesienie na niższe stanowisko czy rozwiązanie lub wypowiedzenie stosunku pracy bez wypowiedzenia.
Sygnalistom przyznano prawo do odszkodowania w przypadku podjęcia wobec nich działań odwetowych oraz wyłączona została ich odpowiedzialność dyscyplinarna jak i odpowiedzialność za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa (m.in. zniesławienie, obowiązek zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa).
Ustawa przewiduje wprowadzenie nowych typów przestępstw związanych z utrudnianiem lub usiłowaniem utrudniania dokonania zgłoszenia, podejmowaniem działań odwetowych, naruszeniem obowiązku zachowania poufności tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia, świadomego dokonywania zgłoszenia lub ujawniania nieprawdziwych informacji, nieustanowieniem procedury wewnętrznej albo ustanowieniem procedury niespełniającej wymogów ustawowych. Wskazane zostały również wskazanie związane z nimi kary jakimi jest kara grzywny oraz kara ograniczenia lub pozbawienia wolności. Zakaz niekorzystnego traktowania oraz podejmowania działań odwetowych, a także ochrona rozciąga się również na osoby pomagające w dokonywaniu zgłoszenia, a także osoby powiązane z sygnalistą.
Mimo iż termin implementacji dyrektywy minął 17 grudnia 2021, projekt ustawy jest nadal na etapie prac rządowych i trudno przewidzieć, kiedy trafi do Sejmu.
Dalsze kroki
O wszelkich zmianach związanych z wprowadzeniem ochrony sygnalistów kancelaria Hogan Lovells będzie Państwa informować. W przypadku jakichkolwiek pytań, prosimy o kontakt. Chętnie przekażemy dalsze wyjaśnienia.
Authored by Agnieszka Szczodra-Hajduk and Karolina Dębiec
